Estructura Organizacional

Estructura Organizacional que se define como: la manera de dividir, configurar y coordinar cada uno de los elementos que componen a la entidad; por lo que, la Estructura Organizacional se convierte en la espina dorsal de la organización, el esqueleto que sustenta y articula todas sus partes integrantes; y es el Proceso de Organización la base que soporta la construcción de esa Estructura, pero mediante el Diseño Organizacional es que se elige y se implementa la mejor Estructura o Sistema para la empresa.

Diseño Organizacional
Es el proceso de análisis que determina la Estructura Organizacional más adecuada al organismo conforme a su ambiente, estrategias, tecnologías, tamaño y elementos; por lo tanto no existen dos organizaciones idénticas. A pesar de todos los diferentes tipos de sistemas que pueden llegar a haber, se pueden definir tres prototipos de Estructuras Organizacionales Básicas, Tradicionales o Fundamentales, que son: Organización Lineal, Organización Funcional y Organización de Línea-Staff; pero últimamente han surgido otros tres nuevos modelos de Sistemas, los cuales son: Organización por Comités, Organización por Proyectos y Organización Matricial.

Sistema de Organización Lineal.
La Organización del tipo Lineal constituye la forma estructural más simple y antigua. El nombre de Organización Lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados.

Características de la Organización lineal
 Autoridad Lineal o Única: Cada subordinado se reporta única y exclusivamente a un superior, recibe sólo órdenes de él.
 Líneas Formales de Comunicación: Todo órgano o cargo poseen dos terminales de comunicación: una orientada hacia arriba que las une exclusivamente con el órgano superior (representando su Responsabilidad), y otra orienta hacia abajo que las une sólo a los cargos directamente subordinados (representando su Autoridad).
 Aspecto Piramidal: A medida que se sube por los niveles de la jerarquía administrativa, se reduce la cantidad de cargos u órganos.
 Centralización de las Decisiones: Existe una autoridad máxima quecentraliza todas las decisiones y el control de la organización.

Ventajas de la Organización Lineal
 Estructura Simple y de Fácil Compresión.
 Clara precisión de la Autoridad y clara delimitación de las Responsabilidades.
 Se establece una estricta disciplina laboral.
 Facilidad de Implantación y de rápida acción.

Desventajas de la Organización Lineal
 Se carece en gran medida de los beneficios que tiene la especialización.
 Rigidez para adaptarse a nuevas situaciones o condiciones externas.
 Inflexibilidad para el crecimiento y expansión de la empresa.
 Se exagera en la función de Jefatura y de Mando.
 La Unidad de Mando hace al jefe multidisciplinado.
 La organización descansa en hombres, y a falta de uno de éstos, ya sea temporal o definitivamente, se producen ciertos trastornos administrativos.

Campo de Aplicación de la Organización Lineal
 En las Micro y Pequeñas Empresas.
 En las etapas iniciales, después de la creación de la empresa.
 En empresas con tareas estandarizadas, rutinarias y con escasas modificaciones.
 Cuando la rapidez en la ejecución del trabajo es más importante quela calidad del trabajo.

Sistema de Organización Funcional
La Organización Funcional consiste, en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada persona, desde el nivel más alto hasta el nivel más bajo de la jerarquía administrativa, ejecuten el menor número posible de funciones

Características de la Organización Funcional
 Autoridad Funcional o Dividida: Cada subordinado se reporta a muchos superiores simultáneamente, aunque le reporta a cada uno de ellos solo en los temas de sus especialidades.
 Líneas Directas de Comunicación: Las comunicaciones entre los órganos o cargos en la organización se efectúan directamente, sin necesidad de intermediación.
 Énfasis en la Especialización: Existe una separación de las funciones de acuerdo con las especialidades involucradas.
 Descentralización de las Decisiones: Se desplazan y distribuyen las decisiones a los órganos o cargos que poseen el conocimiento necesario para su mejor toma de decisión e implementación.

Ventajas de la Organización Funcional
 Aumenta la capacidad y eficiencia de los órganos o cargos superiores, debido a una mayor especialización.
 Descompone y separa las actividades complejas, en tareas más simples.
 La División del Trabajo es planeada y no accidental.
 Permite una mejor supervisión técnica.
 Desarrolla comunicaciones más rápidas y con menos distorsiones de transmisión.
 Existe la posibilidad de rápida adaptación, en casos de cambio de procesos.

Desventajas de la Organización Funcional
 Dificultad para definir la autoridad de cada jefe, en los aspectos que son comunes.
 La Duplicidad de Mando se da con mucha frecuencia.
 Existe una Subordinación Múltiple, lo que pude generar fugas de responsabilidades.
 Instinto de competencia entre especialistas
 Tendencia a la tensión y conflictos dentro de la organización.
 Se reduce la iniciativa para acciones comunes.

Campo de Aplicación de la Organización Funcional
 Cuando la organización, por ser pequeña, tiene un equipo de especialistas bien relacionados, reportándose a un dirigente eficaz y orientado hacia objetivos comunes muy bien definidos y colocados.
 Cuando en determinadas circunstancias la organización delega, durante un cierto periodo, Autoridad Funcional a algún órgano especializado para evaluar y controlar una determinada actividad
Sistema de Organización Línea-Staff.

El Sistema de Organización Línea-Staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, esto con el fin de aprovechar al máximo sus ventajas y evitar en medida de lo posible sus desventajas. Por lo que en este tipo de organización existen características del tipo Lineal (Principio de Unidad de Mando) y del tipo Funcional (Principio de Especialización), reunidas para proporcionar un tipo organizacional más completo y complejo.

Criterios para diferenciar órganos de Línea y Staff
OBJETIVOS: Los órganos de Línea están directa e íntimamente conectados a los objetivos básicos de la organización o del órgano del cual forman parte, mientras que los de Staff están conectados con dichos objetivos de manera indirecta. Los órganos de Línea realizan actividades básicas y fundamentales de la organización: actividades “fin”, en cambio las actividades del Staff son complementarias y subsidiarias: actividades “medio”
AUTORIDAD: Los Órganos de Línea tiene autoridad para decidir y ejecutar las actividades principales o vinculadas directamente a los objetivos de la organización (Autoridad Lineal); ésta se ejerce, principalmente, sobre personas, por lo que en el área de Línea, la autoridad es absoluta y total y se hace mediante una relación jerárquica, es decir, una relación lineal entre jefe y subordinado.

Los Órganos de Staff, por su lado, tienen autoridad de asesoría, de planeación y control, de consultoría y de recomendación (Autoridad Funcional); ésta se ejerce sobre ideas o planes, por lo tanto en el área de Staff, la autoridad es relativa y parcial y se hace mediante una relación funcional y de consultoría

Principales Funciones de los Órganos Staff
Servicios Son actividades especializadas realizadas y ejecutadas por el Staff, como contabilidad, compras, personal, investigación y desarrollo, procesamiento de datos, propaganda, etcétera.
Consultoría y Asesoría Son actividades especializadas de orientación y recomendación abastecidas por el Staff, como asistencia jurídica, métodos y procesos, consultoría laboral, etcétera.
Monitorea Es dar seguimiento y evaluación de una determinada actividad o proceso sin intervenir en él o influenciarlo.

Planeación y Control Por lo general todas las actividades de planeación y control las delegan a los órganos Staff para que estos las desarrollen, como la planeación financiera, el control presupuestario, el control de calidad, etcétera. En la medida que suben en la Jerarquía Administrativa los órganos Staff, aumentan sus funciones de Consultoría, Asesoramiento y Recomendación, y disminuyen sus funciones de prestación de Servicios.

Características de la Organización Línea-Staff
 Fusión de la Estructura Lineal con la Estructura Funcional: En la organización Línea-Staff existen características lineales y funcionales simultáneamente, pero con predominio de la Estructura Lineal, porque cada órgano se reporta siempre a un órgano superior: Principio de Unidad de Mando.
 Separación entre Órganos Operacionales y Órganos de Apoyo y Soporte: Existe una separación entre órganos operacionales (Línea), que son los que ejecutan las operaciones básicas de la organización; y los órganos de apoyo (Staff) que son los órganos asesores que prestan servicios internos.
 Coexistencia entre Líneas Formales de Comunicación con Líneas Directas de Comunicación: La red de comunicaciones de la organización Línea-Staff esta compuesta de líneas formales de autoridad y responsabilidad lineales, y de líneas directas de asesoría y prestación de servicios de Staff

Ventajas de la Organización Línea-Staff
 Ofrece y asegura un área especializada e innovadora de asesoría y prestación de servicios, manteniendo el principio de Unidad de Mando.
 Acción conjunta y coordinada de los órganos de Línea y Staff.
 Mayor flexibilidad dentro de la organización.
 Se compensa el costo adicional de implantar este tipo de estructura con el aumento de la eficiencia en las operaciones.

Desventajas de la Organización Línea-Staff
 Posible confusión entre las funciones de los órganos de Línea y Staff.
 Existencia de conflictos entre órganos de Línea y de Staff.

Campo de Aplicación de la Organización Línea-Staff
 En empresas Medianas y Grandes.
 En las compañías con actividades y tareas muy complejas.
 En organismos que sean muy vulnerables a los grandes avances