PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Son aquellas proposiciones generales cuya exactitud de aplicación ha resultado válida en la mayoría de los casos, y aceptamos que tratan de relacionar de una manera concreta la causa con el efecto o considerar como válidas unas tendencias generalmente reconocidas y de señalar los resultados que podrán producirse de la aplicación de un método o procedimiento establecido. Cabrá indicar los siguientes principios:
Principio del objetivo: La organización no es un fin en si misma, sino un medio para conseguir unos resultados, por tanto, deberán existir unos objetivos claros.
Principio de especialización: Es la manifestación más clara del también principio de la división del trabajo, con lo cual se logran mayores resultados.
Principio de coordinación: Es el que se basa en conseguir una unidad de esfuerzo, mediante la consecución de la armonía necesaria sobre todos los componentes de la organización de forma que se establezcan relaciones adecuadas entre las diferentes unidades, grupos y nivel jerárquico.
Principio de autoridad: Es también llamado principio jerárquico por el cual mediante la “cadena de mando” se transmiten instrucciones para la ejecución de los objetivos
Principio de responsabilidad: Quien tiene mando en la “cadena” tiene responsabilidad tanto sobre sus actos como de quienes deben obedecerle. La responsabilidad implica el cumplimiento de una obligación o deber, conforme a las instrucciones recibidas.
Principio de definición: Es importante que quede clara la atribución de la responsabilidad y las obligaciones de cada uno de los miembros de la organización.
Principio de correspondencia: Debe existir un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad asignada a cada uno de los miembros de la organización.
Principio de amplitud de control de las personas: Todo ser humano tiene unas limitaciones en sus capacidades de control y por tanto, no puede tener bajo su responsabilidad y mando un número ilimitado de personas. En función de la actividad se determinará el número máximo de personas controlables adecuadamente.
Principio de equilibrio: Todas las unidades de una organización deben estar equilibradas en cuanto a sus capacidades. De no ser así, las menos capacitadas frenarán a las demás.
Principio de adaptación: Toda organización con vocación de continuidad en el tiempo, no puede ser rígida, ha de saber adaptarse a las circunstancias que le envuelven para subsistir.

Obtención de información para el análisis de puestos

Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organización y su desempeño, se realizan los siguientes pasos:

Identificación de puestos

Es una tarea sencilla en una organización pequeña. En una empresa grande, es posible que se deba recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o a una investigación directa con los empleados, supervisores y gerentes. Aunque no sea vigente, un análisis de puestos anterior resulta de mucha utilidad.

Desarrollo del cuestionario

Tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico.

Identificación y actualización

Se procede primero a identificar el puesto que se describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la última descripción. Es preciso verificar esta información para no utilizar datos atrasados y no aplicar la información a otro puesto.

Deberes y responsabilidades

Muchos formatos especifican el propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Esto proporciona una rápida descripción de las labores. Los deberes y responsabilidades específicos permiten conocer a fondo las labores desempeñadas.

Aptitudes humanas y condiciones de trabajo

Describe los conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencia y otros factores necesarios para la persona que desempeñará el puesto.

Niveles de desempeño: en el caso de muchas funciones industriales, suelen fijarse niveles mínimos normales y máximos de rendimiento. Se deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores o los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar dichos niveles.

Obtención de datos.

El analista debe determinar la combinación más adecuada de técnicas, manteniendo en todos los casos la máxima flexibilidad.

Entrevistas: el analista visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle información relevante sobre algún puesto. Puede basarse en un cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto. Este sistema ofrece máxima confiabilidad, pero tiene un alto costo: suele entrevistarse tanto a personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores (que se entrevistan después. A fin de verificar la información proporcionada por el empleado).

Bitácora del empleado: una verificación del registro de las actividades diarias del empleado, según las consigna él mismo en un cuaderno, ficha o bitácora de actividades diaria, constituye otra alternativa para la obtención de información. La verificación de estas bitácoras no es una alternativa común para obtener información sobre un puesto, porque significan una inversión en términos considerables de tiempo.

Observación directa: este método resulta lento, costoso y más susceptible de conducir a errores. Es aconsejable dejar este campo al ingeniero de tiempos y movimientos. Salvo casos excepcionales, no es recomendable para el análisis de ningún puesto.

El método ideal: flexibilidad en los procedimientos y sentido común.

División del trabajo, Especialización y Jerarquia

División del Trabajo
El objetivo inmediato y fundamental de cualquier organización es producir bienes o servicios. Para ser eficiente, la producción debe basarse en la División de Trabajo, que es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo; es decir, descomponer un proceso complejo en una serie de pequeñas actividades. Por lo que, la División de Trabajo da lugar a la Especialización, y al perfeccionamiento de cada una de las actividades.

La Especialización
La especialización es consecuencia de la división del trabajo, y consiste en la concentración de esfuerzos en campos limitados que permite aumentar la calidad y la cantidad de la producción. Por lo que la base fundamental de la organización es la especialización, ya sea en sentido Horizontal o Vertical
a) Especialización Vertical
Es la diferenciación entre los órganos ejecutores. La especialización vertical desdobla al organismo en varios niveles jerárquicos, es decir, aumenta las funciones y por consecuencia las tareas; lo cual especializa la supervisión ejercida.
b) Especialización Horizontal
Es la división de un órgano o de una unidad, en otros órganos paralelos y del mismo nivel para aumentar su pericia en determinada actividad; lo cual obliga a que una unidad organizacional crezca horizontalmente.
Jerarquía
Es el orden entre elementos de un conjunto, que los clasifica formando un conjunto parcialmente ordenado. Puede aplicarse a personas, animales o cosas, en orden ascendente o descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, autoridad, o cualquier otro asunto que conduzca a un sistema de clasificación. En una determinada sociedad, es el orden de los elementos existentes, ya sean políticos, sociales, económicos, etc.

Jerarquía Administrativa
Este concepto también llamado Jerarquización, o inclusive Principio Escalar, es secuela del principio de división del trabajo, y debido a la pluralidad de funciones impuestas por la especialización requiere del desdoblamiento de la función de mando, cuya misión es dirigir las actividades para que cumplan en armonía sus respectivas misiones, es decir, que su función es garantizar que las personas ejecuten sus tareas y deberes de manera eficiente y eficaz
Es necesario que la organización posea una estructura jerárquica, por orden de rango, grado o importancia, para dirigir las operaciones de los niveles subordinados, es decir, que la organización cuente con cierto número de niveles de administración para que pueda garantizar la realización de las
tareas y el alcance de sus objetivos. Estos niveles de administración o jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

La coordinación
La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin coordinación, la gente perdería e vista sus papeles dentro de la organización y enfrentaría la tentación de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de las metas de la organización.
El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan. Cuando estas tareas requieren que exista comunicación entre unidades, o se pueden beneficiar con ella, entonces es recomendable un mayor grado de coordinación. Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interacción entre unidades. Un grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia. Además, las organizaciones que establecen objetivos altos para sus resultados requieren un mayor nivel de coordinación.
Depende, directamente, de la adquisición, la transmisión y el procesamiento de la información. Cuanto mayor sea la incertidumbre sobre las tareas que se coordinen, tanto mayor será la necesidad de información. Por lo tanto, es conveniente pensar que la coordinación es cuestión de procesamientos de información.
Podemos enfocar la coordinación efectiva de las siguientes tres maneras:
Utilizar técnicas básicas de la administración.
Ampliar las fronteras
Reducir la necesidad de coordinación
Definición Funcional o de Puestos.
El contenido de cada posición o puesto, entendido por éste como la unidad de trabajo impersonal específico, comprende: los deberes, las atribuciones, las actividades, las responsabilidades, la autoridad y las relaciones de cada participante en toda la empresa, las cuales deben establecerse por escrito y en una forma clara y precisa

Equilibrio entre Autoridad y Responsabilidad
La Autoridad es el poder formal y legítimo de una persona para tomar decisiones, dar órdenes y asignar recursos para alcanzar los objetivos organizacionales esperados, es decir, es el poder y derecho de mandara otros para que ejecuten o dejen de ejecutar algo, y a la vez exigir su obediencia, con amabilidad, buscando que la acción sea adecuada para el logro de los objetivos de la empresa. La Autoridad cuenta con tres principales características:
a) La Autoridad descansa en los cargos organizacionales, no en las personas. La autoridad de los administradores esta en función de la posición que ocupan; los administradores que tiene cargos oposiciones semejantes dentro de la organización tienen la misma autoridad.
b) La Autoridad debe ser aceptada por los subordinados. Los subordinados aceptan la autoridad de los superiores porque creen que tienen derecho legítimo, concedido por la organización, de dar ordenes que deben ser cumplidas. Por lo que, solo cuando los subordinados deciden aceptar el mando del administrador, este tiene autoridad; si sucediera lo contrario, que los subordinados se rehúsan a obedecer porque la orden está fuera de su competencia, la autoridad simplemente desaparece.
c) La Autoridad fluye hacia abajo por la jerarquía vertical. Las posiciones de la cúpula de la jerarquía están investidas con más autoridad formal que las posiciones que están debajo de ellas
Pero no hay que olvidar que existen diversos tipos o manifestaciones de autoridad dentro de un organismo social, entre estas se encuentran: la
Autoridad Formal, la Autoridad Operativa, la Autoridad Técnica y la Autoridad Personal. Las dos primeras son de orden jurídico, forman el poder o autoridad propiamente dicha; las dos últimas forman más bien la autoridad moral que dan el prestigio, los conocimientos, etcétera, que deben fortalecer y complementar a las dos primeras. Pero el tipo de Autoridad que le interesa al Proceso de Organización es la Autoridad Formal, que es la se definió anteriormente.
Pero la Autoridad Formal puede ser de dos tipos: Autoridad Lineal o Autoridad Funcional, ya sea que se ejerza exclusivamente por un jefe sobre una persona o grupo de trabajo, o por varios jefes que manden en el mismo grupo, cada uno para funciones distintas.
La Autoridad es el poder para imponer tareas, y la Responsabilidad es la obligación de realizarlas